L’utilizzo della mail per comunicare, chiedere informazioni o proporre collaborazioni e partnership, sta diventando ogni giorno sempre più difficile. Le aziende ricevono molto spam, ma tra quei messaggi, spesso filtrati in modo errato, a causa di software che non riescono a interpretare in modo efficace un titolo, cadono messaggi anche importanti. Le domande che pervengono in redazione da parte di vari utenti, anche professionisti, sono diverse, come per esempio: è corretto rispondere subito a un’email se la leggiamo immediatamente? Qual è il tempo massimo per rispondere a una mail (dopo la lettura, ovviamente) ? Come va scritta una mail affinché l’interlocutore risponde ? Ed altre di vario tipo.

Partendo dall’assunto che siamo quasi tutti e sempre connessi, dove sta il confine fra la educazione nel rispondere e la cafonaggine nel cassare la mail ?

Per esempio se per ben due volte l’ufficio stampa del Ministero XX cassa una mail, oltre alla cafonaggine c’è la ineducazione; se poi aggiungiamo il fatto che noi cittadini italiani contribuiamo allo stipendio di quell’ufficio stampa o di quel soggetto specifico che ha cassato la mail, pensiamo che la cafonaggine è ben poca cosa. Per chi lavora e cerca collaborazioni o propone un servizio, questo tipo di comportamento non è comprensibile; se poi ci mettiamo l’attuale momento storico dell’incertezza e della crisi economica, se per esempio l’addetto stampa del Ministero XX abita a Roma, cosa fate ? Prendete uova e pomodori marci e li lanciate a questo soggetto ? Piuttosto lasciamo il soggetto nel crogiolarsi sulla sua melma: prima o poi riceverà la punizione divina 🙂

Nel contempo, per un professionista che cerca o propone lavoro, quel comportamento non è certo un esempio da seguire; eppure è quasi prassi quotidiana trovare “cafoni” di quel tipo, dalla bottega sino appunto ad un ente come un Ministero. Riflettiamo però anche sul fatto che siamo immersi, ogni giorno, da vari strumenti tecnologici. Questo non vuol dire giustificare il comportamento da “cafone” ineducato come quello sopra descritto.

Le persone che lavorano negli affari e che hanno il primo obiettivo nella salute della propria azienda, non si comportano cassando le mail. L’obiettivo di un’azienda è avere clienti soddisfatti, buoni rapporti ed un reciproco rispetto. 

Cosa fare per essere un modello di esempio di educazione verso il prossimo, per noi stessi e per l’azienda ?

Due semplici risposte:

1) Non cassare se la fonte è professionale (lavoro, sponsor, partnership, ecc.); piuttosto spostare il messaggio in una cartella identificata “da leggere” (ed entro 48 ore rispondere per educazione). Come fare per sapere se la fonte è seria ? Semplicemente guardare il dominio da dove proviene!

2) Non rispondere immediatamente e d’impulso: si rischia di sbagliare tono e creare un problema. Poi sono melanzane acide per chi innesca diatribe deleterie per l’azienda.

Concludendo, il problema della tecnologia è che numerosi utenti se ne serve senza avere idea di cosa sta facendo e come comportarsi (Netiquette). Chi lavora in un ufficio stampa od è il responsabile della ricezione posta dell’azienda (casella info et similia), deve invece sapere cosa sta facendo e come comportarsi.

4 commenti

  1. Author

    L’addetto stampa di quel Ministero andrebbe licenziato, perché non sa riconoscere quando un rapporto funziona. Sono una reporter e posso dire che in qualche ufficio stampa di enti e istituzioni, agli addetti stampa bisognerebbe fargli un corso di educazione morale. Il problema è che, tanto, lo stipendio lo prendono ugualmente. I pomodori e le uova sono ben poca cosa, per quelle piattole della società!

  2. Io ricevo ogni giorno richieste di preventivi, rispondo entro un paio di giorni dando oltre al preventivo, spiegazioni adeguate, forse troppe, ma nel 90% dei casi non ricevo alcuna risposta.
    E’ vero che la tecnologia ci permette di inviare la stessa richiesta di preventivo a 10 ditte diverse, ma non è questione di tecnologia o di netiquette ma di mancanza educazione, invece di non rispondere potrebbero facilmente inviare a tutti gli esclusi una e-mail standard di rifiuto. Evidentemente costa meno fatica non rispondere.

  3. Author

    Cristiano concordo con te. Gestisco una società e la mia segretaria riceve ogni giorno pacchi mail, a volte è più il tempo nel capire cosa chiedono. Quindi direi che bisognerebbe anche imparare nel sapersi presentare, senza offesa per alcuno, in modo che l’interlocutore può prendere in esame la mail. Poi c’è chi ti spedisce mail di cui ne faresti anche a meno, tipo quelle che propongono affari con il Principe Bunga dell’Africa o altre amenità. La Netiquette o la cortesia dovrebbe essere la base di ogni rapporto, ad iniziare dal mondo reale. Di consueto chi non risponde alle mail o peggio le cassa, qualora hanno una richiesta di lavoro o collaborazione o altro, purché professionale, quale insegnamento può dare alle generazioni future ?

  4. Author

    Sandra non è l’unico che cassa le mail quando si fanno proposte di lavoro:

    Your message

    To: INFO IMGNET
    Cc:
    Subject: LAVORO: Proposta di collaborazione per aumentare visibilità
    vostri contenuti
    Sent: Tue, 28 Feb 2012 23:48:45 +0100

    was deleted without being read on Wed, 29 Feb 2012

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